Você já pensou nas potencialidades existentes por trás dos eventos institucionais desenvolvidos ou apoiados pela sua IES? Além de se configurar como um ótimo instrumento de pertencimento junto aos seus alunos e ser um excelente meio para construir a reputação da sua marca, os eventos podem ser um canal perfeito para a geração de leads. E o melhor: leads segmentados e qualificados, muitas vezes dentro da sua IES. Você já tinha pensado nisso?

Imagine que os  eventos institucionais são praticamente uma vitrine para a sua IES. Por meio deles, as pessoas entrarão na sua Instituição, muitas vezes atraídas apenas pela temática do evento. Mas uma vez dentro, elas poderão descobrir mais sobre você, porque o seu nome estará diretamente atrelado a algo de interesse e relevância para aquele público.

Um dos passos mais inteligentes do seu planejamento de marketing institucional estratégico é identificar as potencialidades existentes nos eventos promovidos pela sua IES ou nos quais sua IES seja parceira. Inserindo os eventos institucionais dentro do seu planejamento de comunicação você poderá acompanhar o potencial dos eventos, do momento da inscrição até o pós-evento. Isso permitirá reconhecer possíveis clientes, contatá-los e despertar o interesse em conhecer a sua marca. Não é demais?

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Esteja alinhado com a academia e planeje o pré-evento

Primeiramente, é necessário ter uma equipe qualificada para identificar os potenciais dos eventos institucionais que serão realizados na sua IES. Para isso, é fundamental a implantação da estratégia de Matketing Educacional  Integrado, pois o marketing precisa estar intimamente ligado à academia. De que adiantaria a Instituição realizar eventos importantes e a equipe de marketing ser informada apenas poucos dias antes do evento?

Após identificar os potenciais, garanta um pré-evento de qualidade. Produza ações de comunicação no seu portal e redes sociais. Desperte o interesse do público com conteúdos de qualidade. Envie a planilha de eventos para sua equipe comercial, para que eles avaliem os eventos que podem ter ações in loco. Por exemplo: um evento de pós-graduação pode trazer, entre uma palestra e outra ou mesmo na recepção, uma equipe que apresente vantagens de cursar uma pós na sua IES. Pense na possibilidade de dar brindes e gerar uma relação com os visitantes do seu evento.

E o principal, durante o seu planejamento pré-evento: realize inscrições digitais. Não há nada mais trabalhoso e às vezes até ineficaz do que passar lista de presença no evento e depois ter todo um trabalho para interpretar essa lista. Realize inscrições digitais e peça as principais informações do participante, garantindo uma base bem precisa para que, posteriormente, você consiga trabalhá-la de forma eficaz dentro do seu planejamento estratégico de marketing.

Garanta a relevância do seu evento

O marketing pode e deve dar opiniões ao acadêmico com relação aos eventos desenvolvidos na sua IES. Não basta simplesmente fazer eventos para cumprir um calendário a ser apresentado ao MEC. É necessário avaliar o conteúdo, a interdisciplinaridade e a possibilidade de abrir o seu evento para o público externo.

A equipe de eventos precisa ter a competência para fazer uma análise quantitativa e qualitativa do seu evento. Por exemplo: muitas vezes o acadêmico solicita o seu maior auditório para a realização de um evento interno do curso, voltado a uma quantidade de alunos equivalente à metade da capacidade do seu auditório. É necessário explicar os potenciais e dar alternativas ao acadêmico, gerando nos coordenadores e docentes uma visão crítica, neste sentido: todo evento tem que ter um propósito, sendo eles captação ou retenção de alunos.

Caso o evento tenha relevância para a Instituição, mas seja de realização externa, garanta a parceria com contrapartidas institucionais. Rentabilize seus espaços e utilize isso como “moeda de troca” para isenção de taxas de parceria da Instituição. Muitas vezes você poderá entrar apenas com a cessão do espaço e parceria de divulgação. Além de diminuir custos, isso garantirá a participação com qualidade da sua IES nos espaços do evento.

Sempre que possível, promova eventos mistos

A IES pode promover três tipos de eventos: internos, externos ou mistos. Os eventos internos são voltados exclusivamente a alunos dos cursos – estes são excelentes oportunidades para trabalhar a retenção. Os eventos externos são realizados por instituições externas, mas que solicitam os espaços da Instituição para promoção do seu evento – boa oportunidade para ações de captação de alunos direcionadas. Já os eventos mistos envolvem os dois públicos, interno e externo.

Minha dica, uma das principais, na verdade, neste tema é que você trabalhe ao máximo a possibilidade de promoção de eventos mistos. Tanto os eventos acadêmicos podem abrir vagas para público externo quanto eventos externos podem abrir vagas para alunos. Quando você troca, por exemplo, o valor do aluguel por inscrições de alunos, você potencializa sua relação com seu aluno, garantindo ainda mais pertencimento. Quando o contrário acontece, você garante a captação de leads em eventos nos quais você não tinha inserção nenhuma.

Veja sempre os potenciais estratégicos escondidos por trás de cada evento. Uma dica interessante nesse sentido é que você compartilhe as informações com sua coordenação da equipe de comercial. Eles poderão utilizar vagas em eventos para fortalecer relacionamentos com escolas e empresas ou mesmo se programar para realizar ações presenciais nos eventos da sua IES. Os potenciais são inúmeros e o melhor: toda ação institucional pode se tornar mista, desenvolva o olhar para essa possibilidade!

Sabia que eventos também geram ROI?

Captação de leads, inserção orgânica na mídia, locação de auditórios e espaços. Esses são apenas alguns dos aspectos que demonstram os potenciais financeiros existentes por trás dos eventos. Ao invés de parecerem espaços de “desperdício de tempo e dinheiro”, como são encarados, muitas vezes, por IES que passam a bola dos eventos para o acadêmico, os eventos são, de fato, oportunidades para geração de receita das mais diversas formas.

A captação de leads qualificados nos eventos, sobretudo por meio de inscrições, é a forma mais clara de ROI proporcionada pelos eventos. Além disso, eles podem ser usados pelo comercial como oportunidades de captação e relacionamento. Os eventos ainda podem agregar ao pertencimento do seu público interno, auxiliando suas ações de retenção de alunos. Além disso, ainda é possível, por meio dos eventos, gerar receita locando os seus espaços.

Está na hora de parar de ceder os seus auditórios sem nenhum retorno para a Instituição. Quando os seus espaços estiverem ociosos e surgirem pessoas interessadas em realizar eventos na sua IES, passe o valor dos espaços e prospecte parcerias. Construa uma tabela de valores para locação dos mais diferentes espaços da sua IES e garanta o uso, com qualidade, de todos os espaços do campus.

Trabalhe o seu pós-evento

De nada adianta todos esses esforços se você não tiver um trabalho qualificado no pós-evento. Primeiramente, faça uma divulgação interessante, com fotos do evento, falas, qualifique a ação que foi realizada na sua IES. Além disso, garanta que o público que participou do seu evento, se inscreveu e passou seus dados seja refinado pela sua equipe de inbound marketing e passe a receber conteúdos de qualidade.

Ofereça um evento com conteúdo de qualidade e mantenha um diálogo relevante com esses leads. O objetivo desta etapa de pós-evento é construir sua marca e fidelizar clientes. Só assim será possível colher os resultados esperados.

Para você ter uma noção, segundo a State of Inbound Marketing, da Hubspot, 79% dos leads não convertem vendas devido à falta de nutrição. Empresas que trabalham seus leads gerados em eventos geram 50% a mais oportunidades de negócios!

Conclusão

As potencialidades existentes por trás dos eventos institucionais são muito claras. Investir em eventos e parcerias de relevância para realização de ações internas e externas à sua Instituição poderão te colocar no mapa! Faça eventos de qualidade e garanta leads pesquisando sobre sua IES, sobre eventos futuros que você promoverá e até mesmo que despertem o interesse de estudar na sua IES. Aproveitem a “mina de ouro” existente por trás dos eventos e comece hoje mesmo a explorar esse potencial.

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